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        商洽、紀要性公文的函及范例一、函的含義和特點

        時間:2011-12-10 19:18來源:未知 作者:admin
        (一)函的含義 函是公文中惟一的平行文,行政公文和黨的機關公文都把函列為主要文種。 《國家行政機關公文處理辦法》對函的功能作如下表述: 適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。 《中國共產黨機關公文處理條例》對函

        (一)函的含義
            函是公文中惟一的平行文,行政公文和黨的機關公文都把函列為主要文種。
            《國家行政機關公文處理辦法》對函的功能作如下表述:
            適用于不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。
            《中國共產黨機關公文處理條例》對函所下的定義與之相似:
            用于機關之間商洽工作、詢問和答復問題,向無隸屬關系的有關主管部門請求批準。
            理解函的定義時,關鍵要把握住“不相隸屬機關”這一概念。一個系統內部的平級機關是不相隸屬機關,這個容易理解;另外,凡是雙方在行政或組織上沒有領導與被領導關系、業務上沒有指導與被指導關系的,都是不相隸屬機關,無需考慮雙方的級別大小。在不相隸屬機關之間,級別高的一方不能向級別低的一方發出指揮、指導性公文(個別曉諭性的通知例外),級別低的一方也不需向級別高的一方發出請示和報告。雙方之間如果有事項需要協商或請求批準,都要使用“函”這種平行文體。
            除作為平行文種出現之外,函有時也可用于有隸屬關系的上下級機關之間。例如,上級機關向下級機關詢問有關情況,用別的文體顯然不合適,可以用函,但下級的答復最好用報告。上級機關向下級機關催辦有關事宜,如要求下級機關呈報有關報表或材料時,也可以用函,下級同樣要回以報告。
        (二)函的特點
        1.平等性和溝通性
            函主要用于不相隸屬機關之間互相商洽工作、詢問和答復問題,體現著雙方平等溝通的關系,這是其他所有的上行文和下行文所不具備的特點。即使是向有關主管部門請求批準,在雙方不是隸屬關系的時候,也不能使用請示和批復,只能用函,并且姿態、措辭、口氣也跟請示和批復大不相同,也要體現平等性和溝通的特點。
        2.靈活性和廣泛性
            函對發文機關的資格要求很寬松,高層機關、基層單位;黨政機關、社會團體、企事業單位,均可發函。函的內容和格式也比較靈活,而且不限于平行行文,所以運用得十分廣泛。
        3.單一性和實用性
            函的內容必須單純,一份函只能寫一件事項。函不需要在原則、意義上進行過多的闡述,不重務虛重務實。
        (三)函的分類
        1.公函與便函
            公函是正式的公文,像一般公文一樣,有文件頭、有發文字號、有標題、有公章,總之,嚴格按照公文格式撰寫制作。便函不屬于正式公文,格式可以比較隨意,沒有文件頭,沒有發文字號,甚至可以沒有標題。但正文之后,要有機關署名、日期和公章。我們在本章介紹的,主要是作為正式文件的公函。
        2.發函和復函
            主動制發的函為發函,回復對方來函的函稱為復函。一般情況下,對方發來的是函,回復的也應該是函,但有時可以靈活處理。譬如前面說過,上級發函向下級詢問有關情況,下級回復時用函雖然不為錯,但有更合適的文種可選擇,那就是答復報告。再如,對下級機關的請示,上級機關的辦公部門(一般與下級機關在級別上是平級的)在接到授權的情況下,可以給以答復,但不能使用批復,只能用函的形式。
        3.商洽函、詢問函和請批函
            按內容和目的分類,函可以分為多種類型。主要是商洽函、詢問和答復函、請批函。此外,還有通知事項的函、催辦事宜的函、轉送材料的函等等。
        二、函的寫法
        (一)函的標題、字號和主送機關
        1.函的標題
            作為正式公文的函,其標題和一般公文的寫法一樣,由發文機關名稱、主要內容(事由)、文種組成。較完全的寫法如《國務院辦公廳對國家工商行政管理局關于貫徹〈食用鹽加碘消除碘缺乏危害管理條例〉有關問題請示的復函》、《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》等。也可以采用省略發文機關名稱的寫法,如《關于請求批準××市節約能源中心編制的函》。
        2.函的發文字號
            公函要有正規的發文字號,寫法與一般公文相同,由機關代字、年號、順序號組成。大機關的函,可以在發文字號中顯示“函”字。如《國務院公報》2000年第10號同時發表了國務院辦公廳以“國辦函〔2000〕××號”為發文字號的七篇復函。
        3.函的主送機關
            函的行文對象一般情況下是明確、單一的,所以多數函的主送機關只有一個。但有時內容涉及部門多,也有排列多個主送機關的情況,如《國務院辦公廳關于羊毛產銷和質量等問題的函》(國辦函〔1993〕2號)的主送機關,有七個之多:“國家計委、經貿辦、農業部、商業部、經貿部、紡織部、技術監督局”。
        (二)函的正文
        1.發函緣由
            這是函的開頭部分,主要用來說明發函的根據、目的、原因等。如果是復函,則先引用對方來函的標題、發文字號,然后再交代根據,說明緣由。這部分結束時,常用一些習用的套語轉入下一部分,如“現將有關情況說明如下”、“現就有關問題函復如下”等。
        2.事項
            這是函的主體部分,有關某項工作展開商洽、有關某一事件提出詢問或作出答復、有關事項提請批準等主要內容,都在這一部分予以表達。
        3.希望請求
            這是結尾部分,向對方提出希望或請求;蛳M麑Ψ浇o予支持和幫助,或希望對方給予合作,或請求對方提供情況,或請求對方給予批準等等。最后,另起一行以“特此函商”、“特此函詢”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等慣用結語收束。
            函的寫作要注意用語的分寸,因是平行文,語言要平和禮貌,但要避免阿諛逢迎。還要注意針對性和時效性。
        【 范 文 一 】

        中國科學院××研究所
        致××大學商洽建立全面協作關系的函

        ××大學:
            近年來,我們研究所與貴校在一些科學研究項目上互相支持,取得了令人滿意的成績,建立了良好的協作基礎。為了鞏固已取得的成果,取得更大的成就,建議我們雙方今后能進一步在學術思想、科學研究、人員培訓、儀器設備等方面建立全面的交流協作關系,特提出如下意見:
        一、定期就共同關心的學術問題舉行所、校之間的學術討論與學術交流;共同分析國內外同行的項目動態和發展趨勢;互相參加對方組織的學術年會及專家講學活動;互派專家參加對方的學術組織對科研發展方向、任務和學位、學術論文及重大科研成果的評審工作。
        二、根據所、校各自的科研發展方向和特點,對雙方共同感興趣的課題進行協作。協作形式和辦法視課題性質和雙方條件,制定單項協議。
        三、根據所、校各自人員配備情況,校方在可能條件下對所方研究生、科研人員的培訓予以幫助,所方為學校學生、研究生的畢業論文提供指導。校、所雙方教學科研人員對等地承擔對方一定的教學科研工作,享受同原單位職稱相應的待遇。
        四、雙方每年進行科研計劃交流以便掌握方向,協調分工,避免重復。共商協作項目,使雙方有所側重與分工。
        五、雙方科研教學所需高、精、尖儀器設備,在可能情況下向對方提供利用,并協助做好測試工作。雙方的附設工廠車間,相互給予科研和實驗設備加工的方便。
        六、加強圖書資料和情報的交流。
            以上各項,如蒙同意,建議互派科研主管人員就有關內容進一步磋商,達成協議,以利工作 。
        特此函達,請即研究函復。
        中國科學院××研究所
        一九××年×月×日

        【 范 文 二 】

        國務院辦公廳關于安徽合肥經濟技術開發區的復函

        國辦函〔2000〕16號

        安徽省人民政府:
            你省《關于要求批準合肥經濟技術開發區為國家級經濟技術開發區的請示》(皖政秘〔1999〕138號)收悉。經國務院領導同意,現函復如下:
        一、同意合肥經濟技術開發區為國家經濟技術開發區,實行現行的國家經濟技術開發區的政策。
        二、合肥經濟技術開發區位于合肥市南郊,東以始信路、耕耘路、清潭路為界,西至合安公路、石門路、高壓走廊、錦繡大道、合安公路,南至紫蓬路,北至繁華大道、明珠廣場,規劃范圍總用地985平方公里。
        三、合肥經濟技術開發區的建設和發展,納入合肥市經濟技術發展總體規劃,建設發展資金由你省自籌解決。
        四、合肥經濟技術開發區要堅持以工業項目為主、吸收外資為主、出口為主和致力于發展高新技術的方針,積極改善投資環境,逐步完善綜合服務功能。
        五、要加強領導和管理,促進合肥經濟技術開發區各項工作的健康發展。
        國務院辦公廳
        二○○○年二月十三日
        【 范 文 三 】

        ××大學人事處關于
        商洽×××同志調動工作事宜的函

        ××××制造廠人事處:
            我校××學院××系××教研室×××同志,19××年從××工業大學××專業本科畢業,分配到我校任教師以來,工作認真負責,教學、科研都取得了顯著成績,于19××年被聘為講師。
            該同志一人單身在我校工作,家庭的其他成員全部住在你市,其妻×××同志在貴廠工作。不但夫妻分居兩地,且上有體弱多病的母親,下有不滿周歲的兒子需要照顧。根據該同志多次申請,經我校領導研究,為解決×××同志夫妻兩地分居并照顧家庭存在的特殊困難,我校同意該同志調往貴廠工作的要求,F特致函與你們商洽,并請盡快函復。若貴廠同意考慮×××同志的這一要求,接到你們復函后我們即將該同志的檔案寄給你們審查。
        ××大學人事處
        一九××年×月×日

        【 病文分析 】

        公函

        ××大學校長辦公室:
            首先,我們以××省財經學校的名義,向貴校致以親切的問候。我們以崇敬和迫切的心情,冒昧地請求貴校幫助解決我校當前面臨的一個難題。
            事情是這樣的:最近,我們經與某某學院磋商,決定派×位老師到該院進修學習。只因該院恢復不久,在“文革”中大部分房屋遭到破壞,至今未能修蓋完畢,以致本院職工的住房和學生的宿舍及教室破舊擁擠。我校幾位進修教師的住宿問題,雖幾經協商,仍得不到解決。然而舉國上下,齊頭并進,培養人才,時不我待,我校幾位教師出省進修學習機會難得,時間緊迫,任務繁重,要使他們有效地學習,則住宿問題是亟待解決的。
            為此,我們在進退維谷的情況下,情急生智,深曉貴校府高庭闊,物實人齊,且具有寬大為懷,救人之危的美德。于是,我們抱著一線希望,與貴校商洽,能否為我校進修教師的住宿問題提供方便條件。但不知貴校是否有其他困難,如有另外的要求和條件,我校則盡力相助。若貴校對于住宿一事能夠解決,我校進修教師在住宿期間可為貴校教學事務做些義務工作,如輔導和批改作業等,這樣可以從中相得益彰。我們以校方的名義向貴校表示深深的恩謝 。
            以上區區小事,不值得驚攪貴校,實為無奈,望諒解。并希望盡快得到貴校的答復。
        此致
        敬禮
        ××省財經學校(公章)
        一九××年×月×日

            這篇公函存在以下幾個方面的問題:
        1.格式不正規
            首先是標題不規范。作為正式的公文,應該采用公文標題的常規格式,只用“公函”二字作標題,顯然不合要求。
            其次是結語不規范。此函用一般書信的祝頌語作結語,消解了公文的特色,有些不倫不類。 
        2.請求近乎無理
            發函單位為解決自己進修教師的住宿問題,竟要求與此事無關的第三方幫助解決困難,這要求近乎無理。合作總是要在互利互惠的前提下才能得以實現的,請求幫助也要在合情合理的情況下才能提出,此函僅以幫助輔導、批改作業作為交換條件(他們的教師其實并沒有為對方做輔導和批改作業的資格),其他真正能作為對等交換的條件完全沒有,其結果可想而知 。
        3.語言不得體、不準確
            此函的語言有較多問題。
            一是沒有公文語言的嚴謹性與簡潔性,有些話近乎口語,如“事情是這樣的”、“希望盡快得到貴校的答復”等。
            二是有些語言分寸失當,有獻媚之嫌,如“深曉貴校府高庭闊,物實人齊,且具有寬大為懷,救人之危的美德”。
            三是用詞不當,如“寬大為懷”,應是舊時懲處時的用語,“救人之危”的說法也有些過份。最不應該的是居然要和對方“相得益彰”。還有“我們以校方的名義”一句話,讓人莫名其妙:難道這函不是以校方名義發出的嗎?
             以上種種問題使得這篇公函幾乎沒有達到目的的可能,應從中汲取失敗的教訓。

        (責任編輯:admin)

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